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martes, 22 de mayo de 2018

😱 Como ORDENAR DATOS en excel con VARIOS CRITERIOS o CONDICIONES

Sabes como ordenar datos en excel con varios criterios o condiciones y como ordenar base de datos en excel con varias columnas y criterios. Entre ellos como ordenar de menor a mayor números en excel, como ordenar alfabéticamente en excel, como ordenar por fechas en excel, entre otros.
como ordenar datos en excel

¿COMO ORDENAR DATOS EN EXCEL CON VARIAS COLUMNAS Y CONDICIONES?


Aprender a ordenar los datos o la información que tenemos en excel es una parte fundamental y de suma importancia para el análisis de datos.


Comencemos viendo el siguiente video el cual nos explica como ordenar la información adicionalmente el material de los ejercicios vistos lo puedes descargar en la parte final del articulo para que puedas prácticar


Ordenar los datos nos ayuda a comprender con mayor facilidad toda la información que tenemos y nos dará una mayor claridad para tomar decisiones mas eficientes.


Excel nos permite ordenar la información por columnas, es decir que las variables que excel toma son las columnas que nosotros le asignemos como condición a ordenar.


La información la podemos ordenar de una manera rápida siempre y cuando sea CON UNA VARIABLE


Las condiciones que nos ofrece excel para ordenar columnas que sean de formato texto lo podemos ordenar de la A a la Z o de la Z a la A, teniendo como variable la primera letra del texto que deseamos ordenar. Si por ejemplo tenemos en una columna dos celdas con el nombre de Ana y el nombre de Andrea como pueden ver las dos comienzan por la letra A, para este caso tomaría la segunda letra, pero sí se repite la segunda letra, toma como variable la tercera letra y así sucesivamente. Para el ejemplo se repite la letra A y la letra N entonces toma como variable la letra A y la D entonces las posiciones para ordenar quedaría primero Ana y posteriormente Andrea.


Para ordenar columnas que tengan formato numérico nos permite ordenar de menor a mayor o de mayor a menor.


Para ordenar columnas que tengan formato de fechas y horas excel nos permite ordenar por más antiguos a más recientes y de más recientes a más antiguos.


Teniendo en cuenta lo anterior podemos combinar varias columnas es decir, podemos ordenar por orden alfabético y posteriormente ordenar por una columna numérica de mayor a menor.


A continuación tenemos la siguiente información.


base de datos en excel



Para ordenar los datos con varios criterios, el primer paso es seleccionar toda la información


seleccionar datos en excel


Luego nos dirigimos a la pestaña del menú datos y en el grupo de ordenar y filtrar presionamos clic en el icono de ordenar.


como ordenar datos en excel


Marcamos la opción de mis datos tienen encabezados, si los datos que deseamos ordenar no tienen encabezados desmarcamos la opción. 


Posteriormente en la variable para ordenar por columna seleccionamos el primer criterio para ordenar por CIUDAD y el orden le colocamos de la A a la Z.


ventana de ordenar en excel

Para ordenar con dos o mas variables o criterios debemos de presionar clic en el botón de agregar nivel.


agregar nivel para ordenar en excel

Como se muestra en la imagen nuestro segundo criterio para ordenar va ser la edad y el tipo de orden de menor a mayor.


Se debe tener presente que excel va ordenar primero por Ciudad y luego por la edad.


A medida que vamos agregando niveles vamos adicionando cantidad de variables para ordenar.


como ordenar por dos condiciones en excel

Como se muestra en el ejemplo vamos a ordenar con tres variables, Ciudad, edad y fecha.


como ordenar por tres condiciones en excel

Se puede cambiar los niveles para ordenar, es decir excel cuenta con dos iconos para subir de nivel o para bajar y lo realizamos seleccionando la variable que deseo subir o bajar de nivel y presiono clic en el icono dependiendo de la necesidad


cambiar de niveles para ordenar en excel

Como se muestra en la imagen el criterio Fecha subió un nivel y la variable edad bajo un nivel por tal motivo excel va ordenar primero por ciudad, posteriormente por fecha y por ultimo por edad.


como ordenar por tres condiciones en excel


También podemos Eliminar un nivel o copiar un nivel, eliminar un nivel para el ejemplo significa que vamos a ordenar no con tres variables sino con dos variables.


Presionamos aceptar


como eliminar niveles en excel para ordenar

Excel me ordena con las tres variables mencionadas anteriormente.


tabla en excel


¿COMO CAMBIAR O MODIFICAR LAS CONDICIONES PARA  ORDENAR DATOS EN EXCEL?

Seleccionamos primero la información


base de datos en excel


Luego nos dirigimos a la pestaña del menú datos y en el grupo de ordenar y filtrar presionamos clic en el icono de ordenar.


icono de ordenar en excel



Automaticamente en la ventana de ordenar nos muestra todas las variables que aplico para ordenar la información.


Se puede eliminar un nivel, agregar un nivel, cambiar de posición las variables o cambiar el criterio para ordenar.


Para el ejemplo se cambio la CIUDAD por NOMBRE y presionamos aceptar.




Nos cambia el orden dela información.


base de datos en excel


Teniendo en cuenta lo anterior se muestra que podemos eliminar un nivel o una variable y para este caso vamos a ordenar por dos condiciones, el NOMBRE y EDAD, presionamos aceptar.


como ordenar por dos condiciones en excel


Obtenemos el siguiente resultado.

como ordenar por dos condiciones en excel

Sí deseas practicar los ejercicios del video puedes DESCARGAR el ARCHIVO de excel.



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Hasta una próxima y te deseo el mayor de los EXITOS.

Aprende y Enseña Excel.

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