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miércoles, 19 de febrero de 2020

Como realizar Combinación de Correspondencia entre EXCEL y POWERPOINT para generar CERTIFICADOS y DIPLOMAS MASIVOS

Aprende a realizar combinación de correspondencia con Power Point y base de datos de excel con macros para que podamos generar y realizar certificados o diplomas de graduación masivamente.

como generar diplomas y certificados masivos en power point

¿COMO CREAR CERTIFICADOS O DIPLOMAS MASIVOS EN POWER POINT?


A través de una macro vamos a utilizar una combinación de correspondencia entre una base de datos que tenemos en excel y un diseño de certificado o diploma en power point.


Con esta macro vamos a poder a realizar lo siguiente.


  • Realizar combinación de correspondencia entre excel y power point


Revisa el siguiente video para que aprendas a utilizar la macro y en la parte inferior del articulo se encuentra el enlace para que la puedas descargar



Importante que para utilizar la macro debemos de tener habilitados el menú de programador o desarrollador dependiendo de la versión de excel que tengas. En este CORTO VIDEO te explico como lo puedes HABILITAR


Para ilustrar el ejemplo en las siguiente imágenes tenemos la base de datos de excel donde tenemos el nombre, curso, horas y ciudad y también tenemos el archivo en power point con el esquema de un certificado


como generar diplomas y certificados masivos en power point

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Para ejecutar la macro debemos de tener en cuenta los siguientes puntos


El archivo de excel y power point deben de estar guardado en la misma carpeta y esta carpeta debe de tener el nombre de combinación powerpoint


El archivo de excel tiene el nombre de base de datos y la información debe de estar en la hoja como nombre BD.


El archivo de power point tiene nombre de Planilla


Las variables en power point que hacen parte a los encabezados de las bases de datos de excel deben de estar entre < > como se muestra en la imagen anterior por cada una de las variables por ejemplo <NOMBRE>, <HORAS>


Después de que tengamos habilitado las macros debemos de insertar un botón que se encuentra en la pestaña de desarrollador o programador dependiendo de la versión y nos ubicamos en la herramienta de insertar


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Entonces presionamos clic en el icono de insertar y posteriormente al icono de botón


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y arrastramos con el mouse el tamaño como queremos el botón.


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Luego cambiamos el nombre de la macro y le ponemos para el ejemplo el nombre que desees y posteriormente nos vamos para el botón de nuevo


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Luego copiamos la macro que se encuentra al final de esta pagina.


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En el momento de ejecutar la macro nos ubicamos a la carpeta de combinación power point y automáticamente nos crea un nuevo archivo con el nombre de Combinaciones Correspondencia donde va estar todos los diplomas, presionamos clic para abrir el archivo



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En el momento de abrir el archivo de power point podemos observar que ya me utilizo la información de excel en el diploma


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y  me crea cada hoja por cada nombre que tenemos en la base de datos de excel, de esta manera realizamos la combinación de correspondencia entre excel y power point.


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La macro consisten en lo siguiente


Declaramos las variables que se van a utilizar en la macro y que serían las columnas de excel.
Dim BaseDatos As Worksheet
    Dim Variable1 As String
    Dim Variable2 As String
    Dim Variable3 As String
    Dim Variable4 As String
    Dim filaInicial As Long
    
Declaramos las variables de tipo objeto para power point
    Dim CrearObjPowerPoint As Object
    Dim LibroPowerPoint As Object
    Dim HojaPowerPoint As Object
    Dim NombreVariable As Object
    
    Set BaseDatos = Worksheets("BD")
        
    Set CrearObjPowerPoint = CreateObject("Powerpoint.Application")
    CrearObjPowerPoint.Visible = True
    
Buscamos el archivo de power point
    Set LibroPowerPoint = CrearObjPowerPoint.presentations.Open(ThisWorkbook.Path & "\Plantilla.pptx")
    
Guardamos el archivo con el nombre de Combinaciones de correspondencia, extensión de power point
    LibroPowerPoint.SaveAs ThisWorkbook.Path & "\CombinacionesCorrespondencia.pptx"
   
    filaInicial = 2
   
Creamos un ciclo con While
    Do While BaseDatos.Cells(filaInicial, 1) <> ""
        
       Asignamos valores a las variables
        Variable1 = BaseDatos.Cells(filaInicial, 1)
        Variable2 = BaseDatos.Cells(filaInicial, 2)
        Variable3 = BaseDatos.Cells(filaInicial, 3)
        Variable4 = BaseDatos.Cells(filaInicial, 4)
       
Reemplazamos los objetos de power point por las variables
        Set HojaPowerPoint = LibroPowerPoint.slides(1).Duplicate
        
        For Each NombreVariable In HojaPowerPoint.Shapes
            If NombreVariable.HasTextFrame Then
                If NombreVariable.TextFrame.HasText Then
                    NombreVariable.TextFrame.TextRange.Replace "<NOMBRE>", Variable1
                    NombreVariable.TextFrame.TextRange.Replace "<CURSO>", Variable2
                    NombreVariable.TextFrame.TextRange.Replace "<HORAS>", Variable3
                     NombreVariable.TextFrame.TextRange.Replace "<CIUDAD>", Variable4
                End If
            End If
        Next
        
        filaInicial = filaInicial + 1
    Loop
  
Cerramos y guardamos el archivo de power point
    LibroPowerPoint.slides(1).Delete
    LibroPowerPoint.Save
    LibroPowerPoint.Close
    

En el siguiente ENLACE puedes DESCARGAR la macro para combinación de correspondencia entre dos hojas de excel.





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