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sábado, 12 de diciembre de 2020

¿Como hacer combinación de correspondencia con EXCEL y PDF para generar PDFs individuales?

Aprende a realizar o hacer combinaciones de  correspondencia entre excel y pdf para así generar archivos pdfs individuales para cada combinación de correspondencia, lo anterior nos permite hacer varias cartas modelos utilizando una base de datos de excel y a su vez convertir los archivos en pdf.

como hacer combinacion de correspondencia con excel y pdf

¿Como combinar correspondencia excel y guardar en pdf?

Para entender como utilizar la macro para realizar la combinacion de correspondencia entre excel y pdf para así generar los archivos individuales se explicara el paso a paso en el articulo y tambien mediante un video ilustrativo.


Revisa el video para que aprendas a utilizar las dos macros y en la parte inferior del articulo se encuentra el enlace para que puedas descargar las macros.



Importante que para utilizar la macro debemos de tener habilitados el menú de programador o desarrollador dependiendo de la versión de excel que tengas. En este CORTO VIDEO te explico como lo puedes HABILITAR


Para ejecutar la macro y realizar la combinación de correspondencia o cartas masivas a través de una base de datos de excel debemos de tener la carta modelo en una hoja de excel donde se debe nombrar Correspondencia

como hacer combinacion de correspondencia con excel y pdf

Luego debemos de tener en otra hoja de excel que la nombraremos BD y debemos de tener los datos que deseamos combinar, la información debe de tener títulos y debe estar en la fila 1 y a partir de ahí toda la información que se desea combinar

como hacer combinacion de correspondencia con excel y pdf

Posteriormente en nuestra carta modelo debemos de escribir el titulo que deseamos combinar entre los símbolos < > como se muestra en la imagen, en nuestra carta colocamos todos los criterios que vamos a combinar por ejemplo <NOMBRE>, <DIRECCIÓN>,<CIUDAD> y así sucesivamente ubicandolos en la carta que queremos realizar la combinación de correspondencia.


como hacer combinacion de correspondencia con excel y pdf

Nos dirigimos para desarrollador y presionamos clic en el icono de grabar macro y colocamos el nombre a la macro, para el ejemplo va ser correspondencia y en tecla de método abreviado colocamos la letra a, el cual en el momento que presionamos ctrl + a la macro se va ejecutar automaticamente.


Asingar nombre y metodo abreviado de ejecucion de macro en excel

Posteriormente nos vamos para desarrollador y presionamos clic en detener grabación y luego nos vamos para macros y modificar para ingresar a la ventana de la macro.


En esta ventana vamos a copiar la macro que puedes descargarla en la parte inferior del articulo.

Macros en excel

En esta ventana vamos a copiar la macro que puedes descargarla en la parte inferior del articulo.


Macro para combinación de correspondencia entre excel y PDF

La macro para generar cartas y archivos pdf individuales por cada combinación de correspondencia consiste en lo siguiente.


Asignamos una caja de texto para escribir el número de criterios

NumCriterios = InputBox("Escribe el número de criterios")  


''''''''''''''''''PARA 1 CRITERIOS '''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''

If NumCriterios = 1 Then


Selecionamos y copiamos al primera hoja de correspondencia
Sheets("Correspondencia").Select 

Sheets("Correspondencia").Copy Before:=Sheets(2)


Contar el numero de datos

CantDatos = Sheets("BD").Cells(Rows.Count, "A").End(xlUp).Row  '


Variable1 = Sheets("BD").Range("A1")

Dato1 = Sheets("BD").Range("A2")

Cells.Replace What:="<" & Variable1 & ">", Replacement:=Dato1, LookAt:=xlPart, _

SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _


Reemplazamos las variables por los datos de la base de datos        

ReplaceFormat:=False

        

   ''''''''''''''GUARDAR PDF 1ra parte'''''''''''''''''''''''''

    Ruta = ActiveWorkbook.Path

    Sheets("Correspondencia (2)").Select

    Sheets("Correspondencia (2)").Copy

    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _


Ruta & "\" & Dato1 & ".pdf" _

        , Quality:=xlQualityStandard, IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas _

        :=False, OpenAfterPublish:=False

    ActiveWorkbook.Close SaveChanges:=False


ContFilaAnt = 2

NumPagina = 3


Ciclo para realizar las combinaciones

For datos = 2 To CantDatos


NombreHoja = ActiveSheet.Name

Copia hoja y enumera el consecutivo

Sheets(NombreHoja).Copy Before:=Sheets(NumPagina)  


Variable1 = Sheets("BD").Range("A" & ContFilaAnt)

Dato1 = Sheets("BD").Range("A" & NumPagina)


   Cells.Replace What:=Variable1, Replacement:=Dato1, LookAt:=xlPart, _

        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _

Busca y reemplaza los valores de la base de datos       

 ReplaceFormat:=False 


'''''''''''' GUARDAR PDF 2DA PARTE '''''''''''''

    Sheets("Correspondencia (" & NumPagina & ")").Select

    Sheets("Correspondencia (" & NumPagina & ")").Copy

    On Error Resume Next

    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _

        Ruta & "\" & Dato1 & ".pdf" _

        , Quality:=xlQualityStandard, IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas _

        :=False, OpenAfterPublish:=False

   

    ActiveWorkbook.Close SaveChanges:=False


incremento de contadores

ContFilaAnt = ContFilaAnt + 1  

NumPagina = NumPagina + 1


Next

Else


La macro continua hasta 8 variables lo que indica que por cada variable se repite la macro solo que se agrega una nueva variable mas.


En el momento de ejecutar la macro presionando ctrl + a nos abre la siguiente ventana para indicarle de cuantos criterios tiene la combinación de correspondencia, para el ejemplo son 6 criterios. Entonces escribimos 6 y presionamos aceptar.

como hacer combinacion de correspondencia con excel y pdf

Luego de terminar la ejecución de la macro nos guarda los archivo PDF de manera individual en la carpeta donde tenemos guardado el archivo de excel, para este caso es en una carpeta llamada Correspondencia


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En el siguiente ENLACE puedes DESCARGAR la macro para combinaciones sin repetición.


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