Aprende a realizar o hacer combinaciones de correspondencia entre excel y pdf para así generar archivos pdfs individuales para cada combinación de correspondencia, lo anterior nos permite hacer varias cartas modelos utilizando una base de datos de excel y a su vez convertir los archivos en pdf.
¿Como combinar correspondencia excel y guardar en pdf?
Para entender como utilizar la macro para realizar la combinacion de correspondencia entre excel y pdf para así generar los archivos individuales se explicara el paso a paso en el articulo y tambien mediante un video ilustrativo.
Revisa el video para que aprendas a utilizar las dos macros y en la parte inferior del articulo se encuentra el enlace para que puedas descargar las macros.
Importante que para utilizar la macro debemos de tener habilitados el menú de programador o desarrollador dependiendo de la versión de excel que tengas. En este CORTO VIDEO te explico como lo puedes HABILITAR
Para ejecutar la macro y realizar la combinación de correspondencia o cartas masivas a través de una base de datos de excel debemos de tener la carta modelo en una hoja de excel donde se debe nombrar Correspondencia
Luego debemos de tener en otra hoja de excel que la nombraremos BD y debemos de tener los datos que deseamos combinar, la información debe de tener títulos y debe estar en la fila 1 y a partir de ahí toda la información que se desea combinar
Posteriormente en nuestra carta modelo debemos de escribir el titulo que deseamos combinar entre los símbolos < > como se muestra en la imagen, en nuestra carta colocamos todos los criterios que vamos a combinar por ejemplo <NOMBRE>, <DIRECCIÓN>,<CIUDAD> y así sucesivamente ubicandolos en la carta que queremos realizar la combinación de correspondencia.
Nos dirigimos para desarrollador y presionamos clic en el icono de grabar macro y colocamos el nombre a la macro, para el ejemplo va ser correspondencia y en tecla de método abreviado colocamos la letra a, el cual en el momento que presionamos ctrl + a la macro se va ejecutar automaticamente.
Posteriormente nos vamos para desarrollador y presionamos clic en detener grabación y luego nos vamos para macros y modificar para ingresar a la ventana de la macro.
En esta ventana vamos a copiar la macro que puedes descargarla en la parte inferior del articulo.
En esta ventana vamos a copiar la macro que puedes descargarla en la parte inferior del articulo.
Macro para combinación de correspondencia entre excel y PDF
La macro para generar cartas y archivos pdf individuales por cada combinación de correspondencia consiste en lo siguiente.
Asignamos una caja de texto para escribir el número de criterios
NumCriterios = InputBox("Escribe el número de criterios")
''''''''''''''''''PARA 1 CRITERIOS '''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
If NumCriterios = 1 Then
Selecionamos y copiamos al primera hoja de correspondencia
Sheets("Correspondencia").Select
Sheets("Correspondencia").Copy Before:=Sheets(2)
Contar el numero de datos
CantDatos = Sheets("BD").Cells(Rows.Count, "A").End(xlUp).Row '
Variable1 = Sheets("BD").Range("A1")
Dato1 = Sheets("BD").Range("A2")
Cells.Replace What:="<" & Variable1 & ">", Replacement:=Dato1, LookAt:=xlPart, _
SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
Reemplazamos las variables por los datos de la base de datos
ReplaceFormat:=False
''''''''''''''GUARDAR PDF 1ra parte'''''''''''''''''''''''''
Ruta = ActiveWorkbook.Path
Sheets("Correspondencia (2)").Select
Sheets("Correspondencia (2)").Copy
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _
Ruta & "\" & Dato1 & ".pdf" _
, Quality:=xlQualityStandard, IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas _
:=False, OpenAfterPublish:=False
ActiveWorkbook.Close SaveChanges:=False
ContFilaAnt = 2
NumPagina = 3
Ciclo para realizar las combinaciones
For datos = 2 To CantDatos
NombreHoja = ActiveSheet.Name
Copia hoja y enumera el consecutivo
Sheets(NombreHoja).Copy Before:=Sheets(NumPagina)
Variable1 = Sheets("BD").Range("A" & ContFilaAnt)
Dato1 = Sheets("BD").Range("A" & NumPagina)
Cells.Replace What:=Variable1, Replacement:=Dato1, LookAt:=xlPart, _
SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
Busca y reemplaza los valores de la base de datos
ReplaceFormat:=False
'''''''''''' GUARDAR PDF 2DA PARTE '''''''''''''
Sheets("Correspondencia (" & NumPagina & ")").Select
Sheets("Correspondencia (" & NumPagina & ")").Copy
On Error Resume Next
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _
Ruta & "\" & Dato1 & ".pdf" _
, Quality:=xlQualityStandard, IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas _
:=False, OpenAfterPublish:=False
ActiveWorkbook.Close SaveChanges:=False
incremento de contadores
ContFilaAnt = ContFilaAnt + 1
NumPagina = NumPagina + 1
Next
Else
La macro continua hasta 8 variables lo que indica que por cada variable se repite la macro solo que se agrega una nueva variable mas.
En el momento de ejecutar la macro presionando ctrl + a nos abre la siguiente ventana para indicarle de cuantos criterios tiene la combinación de correspondencia, para el ejemplo son 6 criterios. Entonces escribimos 6 y presionamos aceptar.
Luego de terminar la ejecución de la macro nos guarda los archivo PDF de manera individual en la carpeta donde tenemos guardado el archivo de excel, para este caso es en una carpeta llamada Correspondencia
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