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martes, 20 de octubre de 2020

Control de Alertas automáticas de fechas de Vencimiento en Excel // Cómo Resaltar las fechas de vencimiento con Formato Condicional

Aprende a generar un control de alertas automáticas de fechas de vencimientos en excel, resaltando con formato condicional las fechas que ya están vencidas y pronto por vencer, lo anterior nos permite identificar y controlar cuentas por cobrar, fechas de inventario, cartera vencida etc.

Cómo Controlar y generar alertas resaltado las fechas de vencimiento y por vencer en excel

¿Cómo Controlar y generar alertas resaltado las fechas de vencimiento y por vencer en excel?

Para entender este proceso lo vamos a realizar con un ejercicio practico pero esta herramienta nos sirve para detectar en el campo profesional detectar facturas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario pendiente por vencer o ya vencida.


En el siguiente video se explica como utilizar el formato condicional con formulas para resaltar las fechas de vencimiento y en la parte inferior del articulo puedes descargar el material de trabajo.



Aquí hay que entender algo principalmente y es que debemos de seleccionar el vendedor y no las ventas, es decir que con los criterios predeterminados que brinda el formato condicional no se puede utilizar y aquí es cuando utilizamos la opción con formula.



Adicionalmente se debe tener un previo conocimiento de la función SI y del formato condicional, recomiendo que acceda a los enlaces para que profundizar sobre estos dos temas porque se considera que para resolver estos ejercicios ya conocen las herramientas.


Vamos a realizar varias validaciones, color verde para las fechas que se vencen el día de hoy, color amarillo las fechas que están vencidas a 1 día, color naranja para las fechas que están vencidas 2 a una semana y posteriormente color rojo a las fechas que superen esta condición, es decir mas de 8 días


Seleccionamos las fechas o un rango de celdas donde queremos aplicar el formato condicional y en la asignación de regla para el formato condicional sería lo siguiente.


Para la fecha que se vence el mismo día la formula sería =SI(Y($G2="";$F2=$I$2);VERDADERO;FALSO), donde estamos evaluando dos condiciones la primera que la celda G2 este vacía es decir que no aparezca pagada y posteriormente que la celda de fecha F2 sea igual a la fecha de hoy y colocamos el formato de color verde y aceptar.


Cómo Controlar y generar alertas resaltado las fechas de vencimiento y por vencer en excel

Para la fecha que tiene vencido un día la formula sería =SI(Y($G2="";$F2=$I$2-1);VERDADERO;FALSO), donde estamos evaluando dos condiciones la primera que la celda G2 este vacía es decir que no aparezca pagada y posteriormente que la celda de fecha F2 sea igual a la fecha de hoy menos un día y colocamos el formato de color amarillo y aceptar. Sí queremos evaluar que sea falta un día para vencer sería $I$2 + 1 en ves de restar se le suma la unidad

Cómo Controlar y generar alertas resaltado las fechas de vencimiento y por vencer en excel

Para la fecha que tiene vencido mas de un día hasta una semana la formula sería =SI(Y($G2="";$F2>=$I$2-8;$F2<=$I$2-2);VERDADERO;FALSO), donde estamos evaluando tres condiciones la primera que la celda G2 este vacía es decir que no aparezca pagada y posteriormente que la celda de fecha F2 sea igual a la fecha de hoy menos ocho días y y que sea menor igual a menos dos días, colocamos el formato de color naranja y aceptar. Sí queremos evaluar que se resalte faltando dos días o una semana por vencer sería sumar los días en vez de restar.O;FALSO)

Cómo Controlar y generar alertas resaltado las fechas de vencimiento y por vencer en excel

Para la fecha que tiene vencido mas de ocho días la formula sería 
=SI(Y($G2="";$F2<>"";$F2<=$I$2-9);VERDADERO;FALSO), donde estamos evaluando dos condiciones la primera que la celda G2 este vacía es decir que no aparezca pagada y posteriormente que la celda de fecha F2 sea igual a la fecha menos 9 días, colocamos el formato de color rojo y aceptar.

Cómo Controlar y generar alertas resaltado las fechas de vencimiento y por vencer en excel

Posteriormente de tener las 4 reglas presionamos aceptar

Cómo Controlar y generar alertas resaltado las fechas de vencimiento y por vencer en excel

Así quedaría la evaluación para cada argumentos teniendo en cuenta la fecha de hoy que que donde tengamos la palabra OK ya deja la evaluación porque pago la factura, y si colocamos la fecha de hoy de forma dinámica utilizando la función HOY(), para que cada que abramos el archivo de excel siempre se actualice la información.


Cómo Controlar y generar alertas resaltado las fechas de vencimiento y por vencer en excel


En el siguiente ENLACE puedes DESCARGAR el archivo para realizar los ejercicios del video

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