Aprende combinar correspondencia word y excel teniendo en cuenta el formato de celdas que tiene excel, esta herramienta es fundamental cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD CONSERVANDO EL FORMATO DE CELDAS DE EXCEL
la herramienta combinación de correspondencia la podemos encontrar en Word y en el siguiente ARTICULO se explica como utilizarla, y esta herramienta es muy utilizada para generar de manera simultanea grandes cantidades de documentos manejando un esquema o formato. Los documentos pueden ser para cartas, etiquetas o sobres.
Lo mas interesante de la combinación de correspondencia es que va creando la misma carta pero varias veces teniendo en cuenta las variables que se asigne, es decir que si tenemos que realizar una carta para 20 personas con su nombre y cédula entonces Word va tomar la información de excel y va crear una carta por cada nombre y cédula. De esta manera en términos de tiempo y productivos serán notables y muy positivos.
Se debe tener en cuenta que al realiza la combinación de correspondencia entre word y excel de la forma tradicional en el momento de realizar la combinación si la celda de excel cuenta con formato de número con separador de miles, word realiza la combinación si respetar estos formatos y para eso entonces debemos de realizar los siguiente pasos.
Para realizar la combinación de correspondencia es necesarios dos archivos: El primer archivo es de Excel el cual debemos tener la información por columnas de los datos que deseamos utilizar para la combinación de correspondencia y el segundo archivo es de Word con el esquema de la carta, sobre o etiqueta que se desea generar.
En el archivo de Excel debemos tener presente las siguientes observaciones:
- La primera fila debe tener títulos o encabezados para cada columna.
- Como recomendación es importante que en la misma hoja donde se encuentran los datos no haya más información.
- Los datos no deben de tener filas o columnas en blanco.
Para ilustrar un ejemplo tenemos en el archivo de excel el nombre, cédula, descuento y valor, teniendo en cuenta que las celdas tienen diferentes formatos, separador de miles, porcentaje y moneda USD
Cerramos el archivo de excel y abrimos nuestro archivo de word y aquí es muy importante dirigirnos para menú archivo y nos vamos para opciones.
Posteriormente nos dirigimos para avanzados
Luego nos desplazamos en la parte de grupo generales y seleccionamos la opción de confirmar conversiones del formato del archivo al abrir y presionamos aceptar.
Posteriormente realizamos la combinación de correspondencia en la pestaña menú correspondencia y luego seleccionar destinatario, seleccionamos el archivo de excel y nos aparece la siguiente ventana.
Debemos de marcar mostrar todos y seleccionamos la opción de hoja de calculo de MS Excel con DDE (".xls) y presionamos aceptar.
En el momento que realice la interface Word el abrirá el archivo de excel y hacemos caso omiso y lo dejamos abierto. Nos ubicamos nuevamente al archivo de word y empezamos a insertar los campos combinados a nuestro modelo de carta.
Luego de que ya insertamos todos los campos para realizar la combinación como se muestra en la imagen, Nombre, cedula, descuento y valor nos dirigimos a finalizar y combinar
Al momento de presionar finalizar escogemos la opción de combinar editar documentos individuales.
Seleccionamos la opción de todos y aceptar.
Como se muestra en la imagen tenemos ya la combinación realizada respetando el formato de separador de miles, formato de porcentaje y formato de moneda.
En el siguiente ENLACE puede DESCAGAR el archivo de excel para practicar.
En el siguiente ENLACE puede DESCAGAR el archivo de Word para practicar
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