Aprende combinar correspondencia word y excel el cual es una herramienta fundamental cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
Combinar Correspondencia Excel y Word
la herramienta combinación de correspondencia la podemos encontrar en Word, y esta herramienta es muy utilizada para generar de manera simultanea grandes cantidades de documentos manejando un esquema o formato. Los documentos pueden ser para cartas, etiquetas o sobres.
Lo mas interesante de la combinación de correspondencia es que va creando la misma carta pero varias veces teniendo en cuenta las variables que se asigne, es decir que si tenemos que realizar una carta para 20 personas con su nombre y cédula entonces Word va tomar la información de excel y va crear una carta por cada nombre y cédula. De esta manera en términos de tiempo y productivos serán notables y muy positivos.
Son necesarios dos archivos: El primer archivo es de Excel el cual debemos tener la información por columnas de los datos que deseamos utilizar para la combinación de correspondencia y el segundo archivo es de Word con el esquema de la carta, sobre o etiqueta que se desea generar.
En el archivo de Excel debemos tener presente las siguientes observaciones:
- La primera fila debe tener títulos o encabezados para cada columna.
- Como recomendación es importante que en la misma hoja donde se encuentran los datos no haya más información.
- Los datos no deben de tener filas o columnas en blanco.
Para ilustrar un ejemplo tenemos en el archivo de excel el nombre,dirección, ciudad, apellido, y otra información adicional.
En este archivo podemos añadir, modificar y borrar datos, y como consecuencia todos los cambios que hagamos en Excel se podrán visualizar posteriormente en el documento combinado de Word.
Pasos para realizar una Combinación de Correspondencia con Excel y Word
En primera instancia debemos de guardar el archivo de excel con los datos teniendo en cuenta las recomendaciones anteriores y cerrar el archivo de excel.
Segundo debemos de abrir el archivo de word con la carta modelo a realizar la combinación de correspondencia.
Luego en la barra menú de word encontramos la opción de correspondencia y seleccionamos la opción de usar una lista existente
Posteriormente buscamos el archivo de excel en la ruta guardada y se nos abre una ventana donde debemos de seleccionar la hoja donde tenemos la información o la base de datos de excel.
Para el ejemplo selecciono la hoja #1 y presionamos aceptar
En el momento de realizar los pasos anteriores ya debemos de pasar a insertar campo combinado el cual se encuentra en la pestaña de combinación y los campos combinados deben de insertarse en la parte del texto donde deseamos insertar los campos
Para el Ejemplo tenemos la carta modelo y debemos ubicarnos en la partes de la carta para ir insertando los campos combinados, para que se pueda visualizar mejor en la carta tenemos unos ..... significa que ahí vamos a color las combinaciones de correspondencia.
A medida que nos vamos para insertar campo combinado en el archivo de word escogemos el titulo de la columna que va tomar la imagen como se muestra en la imagen.
Se cambio el color de la letra para que lo puedan visualizar mejor y sabemos que esta en combinación porque aparece el titulo de la columna cerrado con << >> con estos símbolos.
Posteriormente de realizar lo anterior nos vamos para finalizar y combinar y escogemos la opción de editar documentos individuales.
Escogemos la opción de todos para generar todas las combinaciones de correspondencia, registro actual nos permite solo combinar el primer registro y también podemos generar combinaciones entre un rango de filas de excel ejemplo desde la 1 hasta el 4 registro para ilustrar el ejemplo vamos a seleccionar todos y posteriormente aceptar.
Como se muestra en la imagen nos genera la combinación de correspondencia con la información de excel y me genera diferentes cartas teniendo en cuenta la cantidad de registros que tenemos en excel.
