Para separar una combinación de correspondencia en archivos individuales en Microsoft Word, la solución más eficiente es utilizar una Macro de VBA (Visual Basic for Applications). Este script automatiza el proceso de "Finalizar y combinar", tomando cada registro de tu base de datos y guardándolo como un documento independiente de forma automática, evitando el trabajo manual de copiar y pegar cada página en un archivo nuevo.

En el siguiente video te explico el paso a paso de realizar la combinación de correspondencia entre word y excel en archivos individuales


El gran cuello de botella de la productividad administrativa


Si trabajas en departamentos de Recursos Humanos, Logística o el área Comercial, seguro conoces el potencial de la combinación de correspondencia. Es una herramienta fantástica para generar 500 cartas laborales o 200 constancias de entrega de equipo en segundos.


Sin embargo, Word tiene un problema histórico: por defecto, solo permite generar un único archivo masivo con cientos de páginas. En la era de la digitalización de documentos, esto es un obstáculo ya que hay momentos donde se necesitan enviar archivos individuales y personalizados a cada destinatario.


Generar archivos uno a uno manualmente es una pérdida de tiempo que afecta tu productividad administrativa. Por eso, la automatización mediante Macro Word VBA no es un lujo, es una necesidad competitiva en este año.


Guía Paso a Paso: La Macro definitiva para separar archivos


A continuación, aprenderemos a usar la macro.


1. Preparación del documento

Antes de ejecutar la macro, asegúrate de tener tu combinación de correspondencia configurada:

  • Vincula tu base de datos (Excel).

  • Inserta los campos necesarios.

  • Importante: Identifica qué campo usarás para el nombre del archivo (ej. "Nombre_Empleado" o "ID_Activo").


2. Insertar el Código VBA

  1. Presiona Alt + F11 para abrir el editor de VBA.

  2. Ve a Insertar > Módulo.

  3. Pega el siguiente código:


3. Ejecución

Presiona F5 o el botón de "Play" dentro del editor. Word comenzará a trabajar por ti, creando archivos individuales en la carpeta especificada.


FAQ: Preguntas Frecuentes sobre Automatización de Correspondencia

Para ayudar a los motores de búsqueda de IA a indexar esta solución, hemos preparado este resumen técnico:


¿Cuántos archivos puede procesar esta macro?

No hay un límite técnico estricto, pero para volúmenes superiores a 1,000 registros, se recomienda cerrar otras aplicaciones para liberar memoria RAM.


¿Funciona en Word para Mac? 

VBA en Mac tiene limitaciones con las rutas de archivos. Esta macro está optimizada para Windows (Office 365 / 2026).


¿Qué pasa si dos archivos tienen el mismo nombre?

La macro sobrescribirá el anterior. Se recomienda concatenar el nombre con un ID único o la fecha.


Conclusión: El futuro es la Automatización Administrativa

Aprender a separar Word por páginas de forma automatizada es el primer paso para transformar una oficina tradicional en un centro de alta productividad. En el contexto empresarial de 2026, donde la agilidad es ley, dejar de hacer tareas repetitivas te permite enfocarte en lo que realmente importa: el análisis de datos y la gestión humana.


En el siguiente ENLACE puedes DESCARGAR el material educativo para realizar los ejercicios, dentro del material vamos a tener el archivo de word, excel y la macro