Aprende a proteger las celdas y hojas de cálculos en excel, esto nos permite que un archivo o una celda no sea modificado porque tiene una contraseña, lo anterior puede proteger a que no borren una celda o la eliminen, a no permitir eliminar e insertar columnas, entre otras variables mas.
¿Cómo Proteger una Hoja de Excel para que no lo modifiquen?
Esta herramienta que vamos aprender es demasiado importante porque nos va permitir proteger un archivo que no queremos que sea modificado y que se mantenga la estructura realizada.
Revisa el siguiente video donde se explica como proteger una hoja o celdas en excel.
La protección de archivos nos permite bloquear a las personas que no modifiquen formatos, eliminen datos, modifiquen formulas, inserten o eliminen filas y columnas, entre otras variables mas. Adicionalmente podemos asignar una contraseña al momento de abrir un archivo para que solamente sea utilizado por la persona que lo creo. Esta opción es muy usada cuando estructuramos formularios en excel y queremos que sean diligenciados por los usuarios finales.
¿Cómo asignar una contraseña a un archivo de Excel?
En este capitulo vamos aprender a colocar una contraseña de excel el cual nos permitirá bloquear el acceso a las personas al contenido que tenemos en nuestro archivo. Adicionalmente dentro de la parametrización de esta herramienta podemos colocar la opción de solo lectura, es decir que un usuario no podrá modificar el archivo real si no que se crea una copia del archivo y obligatoriamente se debe guardar con otro nombre.
Entonces el primer paso es guardar el archivo de excel.
Nos vamos para archivo y posteriormente guardar como, luego nos dirigimos en examinar para colocar la ruta donde deseamos guardar el archivo de excel
¿Cómo guardar un archivo con contraseña y abrir el archivo solo lectura en Excel?
Teniendo en cuenta los pasos anteriores en la parte inferior de donde se coloca el nombre del documento y el tipo de extensión que queremos guardar tenemos la opción de Herramientas y escogemos la opción de generales
Luego nos abre la siguiente ventana para guardar el archivo con contraseña pero debemos de tener en cuenta lo siguiente.
- Contraseña de apertura: Aquí colocamos una contraseña para que en el momento de abrir un archivo de excel nos obligue a escribir la contraseña
- Contraseña de escritura: Aquí colocamos una contraseña para que en el momento de abrir el archivo de excel nos obligue a escribir la contraseña para poder modificar el archivo de lo contrario se abrirá pero no lo podemos modificar.
- Si marcamos la opción de crear siempre una copia de seguridad cuando abramos el archivo excel creara un respaldo del archivo principal
- Si marcamos la opción de se recomienda solo lectura en el momento de abrir el archivo de excel saldrá una ventana para brindar la opción de si deseas abrir este archivo como solo lectura y así respaldar el archivo principal
Para el ejercicio vamos a colocar la contraseña para apertura y contraseña para escritura y presionamos aceptar.
Luego nos sales de nuevo otra ventana para confirmar la contraseña de apertura y la contraseña de escritura
Ahora vamos abrir el archivo de excel que guardamos con las contraseñas de apertura y de escritura y cuando abrimos el archivo nos sale automáticamente la ventana para escribir la contraseña.
Se debe tener presente que si escribimos la contraseña erradamente el archivo se cierra automáticamente.
Nos abre otra ventana y es para escribir la contraseña para el acceso a la escritura o para abrir en modo lectura.
al diligenciar las dos contraseñas correctas nos abre el archivo y aquí podemos realizar todas las modificaciones que deseamos.
Recuerden que si escribimos mal la contraseña de acceso de escritura o presionamos clic en modo lectura el archivo original no será modificado y el nuevo archivo debe de ser guardado por otro nombre y lo podemos identificar porque en el nombre del archivo esta acompañado de - Solo Lectura
¿Cómo proteger una hoja o una celda para que no la modifiquen en excel?
Anteriormente aprendimos a proteger todo el archivo de excel para que ninguna persona que nosotros queramos tenga acceso a la información o si decidimos que tenga acceso abra como solo lectura para así no modificar el archivo original si no por el contrario deba de crear una copia y hacer las modificaciones que deseen.
Pero en ocasiones necesitamos que el archivo de excel sea compartido a usuarios para que puedan diligenciar un formato o ver alguna otra información pero no queremos que modifiquen la estructura del archivo pero que si puedan diligenciar las celdas que nosotros decidamos que se modifiquen.
Lo anterior lo podemos realizar de la siguiente manera en la pestaña de inicio revisar y posteriormente en el grupo proteger tenemos dos herramientas Proteger Hoja y Proteger Libro.
Proteger hoja aplica para proteger solamente la hoja que estamos ubicados y Proteger libro es para proteger todas las hojas que tenemos en el archivo.
Entonces el primer paso es seleccionar todas las celdas o seleccionar únicamente la información de la hoja.
Para seleccionar toda las celdas presionamos en el vértice entre las filas y columnas o con Ctrl + E
Luego nos vamos para el formato de celdas presionando Ctrl + 1 y nos dirigimos a la pestaña Proteger y deshabilitamos la opción de Bloqueada y presionamos aceptar.
Luego seleccionamos las celdas que queremos proteger, para el el ejemplo vamos a seleccionar el valor unitario y el valor total para que así no puedan modificar estas dos variables.
Nuevamente nos vamos para formato de celdas y en la pestaña de proteger presionamos la opción de bloqueado y aceptar.
Posteriormente nos abre la siguiente ventana para colocar la contraseña para des proteger la hoja y tenemos la opciones que podemos permitir en la hoja de excel como por ejemplo, aplicar formatos a celdas, columnas filas, insertar filas y columnas entre otras mas.
Para el ejemplo no vamos a permitir hacer nada en estas celdas.
En el momento que deseo modificar una celda protegida nos aparece el siguiente mensaje el cual no podemos realizar el cambio.
¿Cómo desproteger una hoja o celdas que tienen contraseña en Excel?
Para desproteger una celda que tienen celdas protegidas inicialmente debemos de saber la contraseña asignada porque para desprotegerla nos va pedir que escribamos la contraseña
El procedimiento es dirigirnos a la pestaña del menú revisar y en el grupo de protección escogemos la opción de desproteger hoja.
En el momento que realicemos el paso anterior automáticamente nos sale la siguiente ventana.
