Aprende combinar correspondencia word y excel teniendo en cuenta el formato de celdas que tiene excel, esta herramienta es fundamental cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
COMO ENVIAR CORREOS MASIVOS CON COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
la herramienta combinación de correspondencia la podemos encontrar en Word y en el siguiente ARTICULO se explica como utilizarla, y esta herramienta es muy utilizada para generar de manera simultanea grandes cantidades de documentos manejando un esquema o formato. Los documentos pueden ser para cartas, etiquetas o sobres.
Lo mas interesante de la combinación de correspondencia es que va creando la misma carta pero varias veces teniendo en cuenta las variables que se asigne, es decir que si tenemos que realizar una carta para 20 personas con su nombre y cédula entonces Word va tomar la información de excel y va crear una carta por cada nombre y cédula. De esta manera en términos de tiempo y productivos serán notables y muy positivos.
Se debe tener en cuenta que aparte de realizar la combinación de correspondencia normal para crear cartas, también nos permite que a través de una base de datos de excel donde tenemos el correo electrónico realizar la combinación de correspondencia enviando el correo a cada destinatario.
Se debe tener presente que Word enviara los correos desde Outlook, es decir que debemos de tener la cuenta del correo electrónico asociada y vinculada con Outlook para que la combinación de correspondencia pueda aplicarse.
Para realizar la combinación de correspondencia para enviar correos masivos es necesarios dos archivos: El primer archivo es de Excel el cual debemos tener la información por columnas de los datos que deseamos utilizar incluyendo el correo electrónico para la combinación de correspondencia y el segundo archivo es de Word con el esquema de la carta, sobre o etiqueta que se desea enviar.
En el archivo de Excel debemos tener presente las siguientes observaciones:
- La primera fila debe tener títulos o encabezados para cada columna.
- Como recomendación es importante que en la misma hoja donde se encuentran los datos no haya más información.
- Los datos no deben de tener filas o columnas en blanco.
- Debemos tener abierto el Outlook
Para ilustrar un ejemplo tenemos en el archivo de excel el nombre, cédula, nota, criterio y por ultimo el correo electrónico
Cerramos el archivo de excel y luego abrimos el archivo de word donde tenemos la carta modelo o el texto que vamos a utilizar para enviar el correo electrónico a cada uno de los destinatarios. Para el ejemplo se va enviar a Juan, Carlos y David.
En el correo se puede enviar con imágenes, el color de la letra que desee, el tamaño, etc, como se muestra en el ejemplo vamos a utilizar una imagen y el enunciado.
Ahora nos dirigimos a la pestaña de menú Correspondencia y luego seleccionamos la opción de seleccionar destinatario y posteriormente elegir la opción de usar una lista existente.
Seleccionamos el archivo en la ruta donde tenemos guardado el archivo de excel y seleccionamos la hoja donde esta la información y posteriormente aceptar.
Luego en la pestaña de menú correspondencia debemos dirigirnos al icono de insertar campo combinado para aquí insertar los encabezados de las columnas de excel.
Como se muestra en el ejemplo ya se inserto en cada parte del enunciado el nombre, cédula, nota, criterio, se debe tener presente que cada variable está encerrada entre << >>
Posteriormente nos vamos para la opción de finalizar y combinar y luego seleccionamos la opción de enviar mensajes de correo electrónico
Recuerda que debemos tener abierto el Outlook y asociado a nuestro correo electrónico para que pueda enviar los correos electrónicos.
Ahora en la siguiente ventana debemos de realizar lo siguiente, en la opción Para: Seleccionamos la variable o la columna donde tenemos nuestros correos para enviar.
En la opción de asunto: debemos de colocar el texto que ira como asunto en los correos que vamos a enviar.
El formato de correo: debemos de seleccionar la opción de HTML para que pueda enviar al correo imágenes, diferentes tipos de letras y colores.
Seleccionamos la opción de todos, pero recuerda que puedes escoger el tipo de registro actual para solo enviar el primer registro o escoger un intervalo desde el primer registro hasta el cinco por poner un ejemplo
Presionamos aceptar y Word empieza a enviar los correos electrónicos a cada uno de los destinatarios.
Seguramente quieres sabes más acerca de Excel, no te olvides darte una vuelta por las siguientes secciones disponibles para ti de manera gratuita.
