Aprende combinar correspondencia word y excel teniendo en cuenta el formato de celdas que tiene excel, esta herramienta es fundamental cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA ENTRE VARIAS HOJAS DE EXCEL Y WORD
la herramienta combinación de correspondencia la podemos encontrar en Word y en el siguiente ARTICULO se explica como utilizarla, y esta herramienta es muy utilizada para generar de manera simultanea grandes cantidades de documentos manejando un esquema o formato. Los documentos pueden ser para cartas, etiquetas o sobres.
Revisa el siguiente video donde se explica como hacer combinación de correspondencia entre word y varias hojas de excel y en la parte inferior del articulo puedes descargar las bases de datos para que puedas practicar.
Revisa el siguiente video donde se explica como hacer combinación de correspondencia entre word y varios archivos de excel
Lo mas interesante de la combinación de correspondencia es que va creando la misma carta pero varias veces teniendo en cuenta las variables que se asigne, es decir que si tenemos que realizar una carta para 20 personas con su nombre y cédula entonces Word va tomar la información de excel y va crear una carta por cada nombre y cédula. De esta manera en términos de tiempo y productividad serán notables y muy positivos.
Se debe tener en cuenta que al realiza la combinación de correspondencia entre word y excel de la forma tradicional solo se permite realizar combinación de correspondencia con un sola hoja de excel, pero en este articulo aprenderemos como realizarla con varias hojas o varios archivos de excel y que se debe tener en cuenta para poder realizarla.
Entonces debemos de proceder con los siguiente pasos.
Para realizar la combinación de correspondencia es necesarios dos archivos: El primer archivo es de Excel con las diferentes hojas el cual debemos tener la información por columnas de los datos que deseamos utilizar para la combinación de correspondencia y el segundo archivo es de Word con el esquema de la carta, sobre o etiqueta que se desea generar.
- La primera fila debe tener títulos o encabezados para cada columna.
- Como recomendación es importante que en la misma hoja donde se encuentran los datos no haya más información.
- Los datos no deben de tener filas o columnas en blanco.
- En cada hoja debemos de tener un criterio en común para realizar la búsqueda, ejemplo el número de identificación.
Para ilustrar un ejemplo tenemos en el archivo de excel varias hojas con la siguiente información.
En una hoja tenemos la cédula y nombre,
En la hoja de compras tenemos la cédula, articulo y valor, es importante tener presente que para cada hoja tenemos en común la cédula y lo segundo es que cada hoja debe de estar en formato tabla.
Cerramos el archivo de excel y luego abrimos el archivo de word donde tenemos la carta modelo
Posteriormente nos debemos dirigir a la pestaña de archivo y nos ubicamos en la opción de opciones
Luego nos vamos para la opción de personalizar cinta de opciones
Nos ubicamos en la opción de todos los comandos disponibles y buscamos la opción de combinar correspondencia crear un origen de datos, seleccionamos la pestaña correspondencia y presionamos agregar.
Posteriormente si nos dirigimos a la pestaña de menú correspondencia tenemos el icono agregado combinar correspondencia crear origen de datos y presionamos clic
Luego nos dirigimos a la opción de Ms Query
Luego seleccionamos la opción de Excel files y presionamos aceptar
Es muy importante en esta parte en la opción de directorio buscar la ruta donde tenemos el archivo con varias hojas y en la parte izquierda selecciono el archivo y posteriormente aceptar.
En esta ventana debemos de seleccionar cada hoja y presionamos agregar, debemos realizar el procedimiento para cada hoja que tenemos en el archivo
Para tener agregada la información como se muestra en la siguiente imagen
Posteriormente como tenemos la cédula como la variable común en las tres hojas debemos seleccionar el item de cédula y arrastrarlo hacia la otra hoja variable cédula con el mouse hasta la otra hoja y posteriormente realizar lo mismo con la otra hoja
Luego de tener relacionada las tres hojas debemos de ubicarnos en la pestaña desplegable parte inferior y seleccionar la variable cédula.
Empezamos a seleccionar cada una de las variables hasta tenerla todos los criterios
Posteriormente nos vamos para archivo y devolver datos a microsoft word
Ahora nos aparece en el icono de insertar campo combinado las variables de las tres hojas listo para realizar la combinación de correspondencia
Recuerde que para la combinación debe de insertar las variables a la carta y posteriormente finalizar y combinar y editar documentos individuales.
COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA ENTRE VARIOS ARCHIVOS DE EXCEL Y WORD
Como vimos anteriormente aprendimos a realizar combinación de correspondencia entre word y varias hojas de excel, pero ¿Qué pasa si tenemos la información en diferentes archivos de excel? para resolver el ejercicio debemos realizar los siguientes pasos.
El procedimiento en similar a la combinación de correspondencia entre diferentes hojas es decir.
Los archivos de excel deben de tener una variable en común, para el ejemplo va ser la cédula y adicionalmente deben de estar en formato tabla los datos.
Adicionalmente debemos de agregar la herramienta de combinar combinar correspondencia crear origen de datos como se explica en el proceso anterior y presionamos clic
Luego nos dirigimos a la opción de Ms Query
Luego seleccionamos la opción de Excel files y presionamos aceptar
Es muy importante en esta parte en la opción de directorio buscar la ruta donde tenemos los archivo de excel y en la parte izquierda selecciono cualquiera de los archivos y posteriormente aceptar.
En esta ventana debemos de seleccionar la hoja que tenemos la información en el archivo y luego agregar.
Posteriormente tenemos en la parte de inferior libro y en la flecha desplegable nos aparece todos los archivos que tenemos en esa misma carpeta entonces voy a seleccionar la otra ruta donde tengo el otro archivo y presiono agregar, y así sucesivamente con todos los archivos que queramos para la combinación.
Ahora como puede observar ya es igual el proceso a las combinaciones con varias hojas de excel, donde debemos de arrastrar las cédulas en cada uno de los archivos para asociar la información.
Luego traemos la información en la parte inferior de cada una de las variables que queremos para la combinación de correspondencia.
En esta ventana debemos de seleccionar la hoja que tenemos la información en el archivo y luego agregar.
Posteriormente nos vamos para archivo y devolver datos a microsoft word
Ahora nos aparece en el icono de insertar campo combinado las variables de los tres archivos listo para realizar la combinación de correspondencia
Recuerde que para la combinación debe de insertar las variables a la carta y posteriormente finalizar y combinar y editar documentos individuales.
En el siguiente ENLACE puede DESCAGAR los archivos de excel y word para practicar.
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