Aprende ha utilizar las validaciones de celdas en una celda o un rango el cual nos permite proteger una celda para que permita escribir solo números enteros, o entre un rango, celdas con fechas entre un rango o mayores que una fecha, horas y entre otras mas validaciones.

¿Qué son las validaciones de celdas en excel?

Las validaciones de celdas es una herramienta en excel el cual nos permite proteger una celda o un rango el cual bloqueamos datos que no queremos que se escriba en las celdas y permitamos ciertas variables escribir. Por ejemplo permitir que una celda o un rango solo se escriba números, y podemos incluir variables de condiciones como permitir que solo se escriba números entre un rango, números mayores que, números menores que, números que no sea entre muchas variables mas.

Revisa el siguiente video donde se explica todo sobre la herramienta de validación de celdas y en la parte inferior del articulo puedes descargar la base de datos para que puedas practicar.

Para poder utilizar la validación de datos lo encontramos en la pestaña de menú Datos, nos dirigimos hacia el grupo de Herramientas de datos y presionamos clic en el icono de validación de datos.

Nos abre la ventana de validación de datos.

¿Validar una celda o un rango que permita números?

Para validar una celda o un rango el primer paso es seleccionar la celda, el rango, una columna, o una fila que deseamos validar, posteriormente presionamos clic en la herramienta de validación de datos como se explica en el paso anterior.

En el criterio de validación escogemos la opción de número entero.

en la opción de datos tenemos una lista desplegable para escoger la opciones que deseamos como por ejemplo: la opción de entre, no esta entre, igual a, no igual a, mayor que, menor que, mayor o igual que o menor igual que.

Para el ejemplo vamos a colocar la opción de entre y colocamos las variables de 1 y 10 como mínimo y máximo, aquí es es muy importante saber que en vez de escribir el número también puedo seleccionar una celda donde tengo el valor mínimo y seleccionar una celda donde tengo el valor máximo.

Dentro de las validaciones de celda tenemos una pestaña de mensaje de entrada y esta opción nos permite escribir un mensaje informativo para el usuario final y así puedan escribir la información correcta.

También tenemos la pestaña de mensaje de error el cual podemos personalizar el mensaje para que salga en el momento que el usuario final escriba un valor no permitido. Adicionalmente en la opción de estilo podemos cambiar el icono por alto, medio o bajo.

Luego de realizar los pasos anteriores de realizar la validación, asignar un mensaje informativo y posteriormente el mensaje para el error presionamos aceptar.

En el momento de ubicarnos en la celda B6 que fue la celda que seleccionamos anteriormente para realizar la validación nos aparece el mensaje informativo para el usuario final.

Y si escribimos en la celda un valor que no corresponda al rango nos va salir el mensaje de error que personalizamos.

Si escribimos en la celda el número 8 nos permite porque está dentro de la condición que colocamos en la validación.

¿Cómo borrar o modificar una validación de datos en Excel?

Para borrar la validación de datos que tenemos en una celda o en un rango primero debemos de seleccionar la celda o el rango, posteriormente nos dirigimos a la pestaña de menú Datos y nos vamos para la herramienta validación de datos.

Automáticamente excel nos muestra la validación que se está aplicando y presionamos clic en borrar todos, o también de esta manera podemos modificar una validación de datos.

Para borrar la validación presionamos borrar datos y posteriormente aceptar.

¿Cómo realizar en Excel una lista desplegable con validación de datos?

En múltiples ocasiones es necesario en una celda o un rango asignarle una lista desplegable para así el usuario final pueda escoger cualquiera de las variables permitidas, y para esto el primer paso debemos de seleccionar la celda o el rango, posteriormente nos dirigimos a la pestaña de menú Datos y nos vamos para la herramienta validación de datos.

Nos abre la ventana de validación de datos y escogemos la opción de lista.

Posteriormente de escoger la opción de lista en el origen escribimos las palabras o números que queremos para la lista desplegable, para ilustrar el ejemplo escribimos ENERO;FEBRERO;MARZO;ABRIL, las opciones para escoger lo separamos con ; y presionamos aceptar.

Como pueden ver en la imagen la celda se habilita la lista desplegable para seleccionar las opciones disponibles

Como pueden ver en la siguiente imagen, seleccionamos para la celda D6 ENERO, para la celda D7 FEBRERO y en la celda D8 escribí la palabra excel y no me lo permite porque no hace parte de la lista desplegable

También el origen podemos tener la lista en unas celdas como por ejemplo tengo la lista en la columna I entonces seleccionamos el rango y aplica de la misma forma.

¿Cómo validar una celda o un rango que permita solo fechas en Excel?

Para realizar validaciones de datos con fechas, podemos realizar validaciones que permita fechas entre un rango, mayor a una fecha o menor que otra fecha, entre otras variables y para esto el primer paso debemos de seleccionar la celda o el rango, posteriormente nos dirigimos a la pestaña de menú Datos y nos vamos para la herramienta validación de datos.

Seleccionamos la opción de fechas y para ilustrar el ejemplo vamos a seleccionar mayor que y la condición va ser la celda F6, debemos tener presente en colocar la celda como referencia absoluta presionando F4 y posteriormente aceptar.

Como se muestra en la imagen en la celda D5 escribimos una fecha superior al 20/08/2020 y nos permite ingresarlo pero en la celda D7 escribimos una fecha inferior y automáticamente nos sale el error.

¿Cómo validar una celda o un rango que permita solo horas en Excel?

Para realizar validaciones de datos con horas, podemos realizar validaciones que permita horas entre un rango, mayor o mayor igual a una fecha o menor que o menor o igual que a otra fecha, entre otras variables mas y para esto el primer paso debemos de seleccionar la celda o el rango que deseamos aplicar la validación de datos, posteriormente nos dirigimos a la pestaña de menú Datos y nos vamos para la herramienta validación de datos.

Seleccionamos la opción de horas y para ilustrar el ejemplo vamos a seleccionar la condición menor que y el criterio va ser la celda F6, debemos tener presente en colocar la celda como referencia absoluta presionando F4 y posteriormente aceptar.

Adicionalmente como es fecha podemos escribir 11:00 los dos puntos indica a excel que el formato que esta escribiendo es de hora.

Para el ejemplo escribimos en la celda B6 las 10:00 am y la celda me lo permite porque es menor que las 11:00 am.

Volvemos a la misma celda y escribimos las 13:00 y automáticamente nos sale el error de validación de datos.

¿Cómo validar una celda o un rango que permita solo hasta una cantidad de caracteres en Excel?

Para realizar validaciones de datos teniendo en cuenta la cantidad de caracteres que deseamos podemos validar una celda para que permita texto o números que contengan cualquier tamaño, ejemplo que permita solo escribir 5 caracteres, o entre un rango de caracteres o entre otras variables mas y para esto el primer paso debemos de seleccionar la celda o el rango que deseamos aplicar la validación de datos, posteriormente nos dirigimos a la pestaña de menú Datos y nos vamos para la herramienta validación de datos.

Seleccionamos la opción de Longitud y para ilustrar el ejemplo vamos a seleccionar la condición igual a y el criterio va ser longitud igual a 4 y posteriormente aceptar.