Aprende hacer, elaborar o realizar un organigrama en excel y a conocer los tipos de organigramas para realizar en una empresa con la herramienta Smartart. (organigrama lista, organigrama de proceso, organigrama de ciclo, organigrama de jerarquía, organigrama por relación, organigrama en matriz y organigrama tipo pirámide.

¿QUE ES UN ORGANIGRAMA?

Un organigrama es una ilustración gráfica que nos permite visualizar por ejemplo la estructura de una empresa o una institución, adicionalmente se puede visualizar los pasos de un procesos, con los organigramas podemos entender con facilidad como esta compuesta la estructura de una empresa, cuales son las personas responsables de cada proceso y a nivel jerárquico como están los procesos alineados y que personas tiene cargo.

¿TIPOS DE ORGANIGRAMAS?

dentro de los tipos de organigramas tenemos para ilustrar por ejemplo listas, procesos, ciclos, jerarquía, relación, matriz y pirámide.

Gráficos de Listas: Este tipo de gráfico nos permite de una manera visible realizar o nombrar listas o enunciar y describir items de un proceso o cualquier otra actividad

Gráficos de Procesos: Es tipo de gráfico es muy usual cuando tenemos un proceso y queremos ilustrar el procedimiento de paso por paso, desde la actividad inicial hasta la final.

Gráficos de Ciclos: Es tipo de gráfico es muy usual cuando tenemos procesos que se repiten o son cíclicos, es decir que inicia y siempre vuelve al mismo punto. Estos gráficos por lo general son circulares.

Gráficos de Jerarquía: Es tipo de gráfico es muy usual en e campo profesional o empresarial el cual se utiliza para visualizar la estructura a nivel de cargos y procesos de una empresa.

Gráficos de Relación: Es tipo de gráfico es muy usual cuando queremos ilustrar procesos que se relacionan entre sí.

¿COMO CREAR UN ORGANIGRAMA EN EXCEL?

Excel es una herramienta poderosa para el análisis de datos y dentro de todas las múltiples de herramientas y funciones que excel nos brinda contamos con una herramienta de Smart art el cual nos permite la creación de diagramas

Para acceder a la herramienta el primer paso es dirigirnos a la pestaña de menú Insertar, nos dirigimos al grupo de ilustraciones y encontramos el icono de SmartArt

En el momento de presionar clic en la herramienta de SmartArt encontramos mutiles variedades como listas, proceso, ciclo, jerarquía, relación, matriz, pirámide e imagen, hay que tener claro que cada tipo de SmartArt cuenta con múltiples diseños que pertenecen a cada grupo.

Para ilustrar un ejemplo vamos a seleccionar el grupo de jerarquía, y escogemos el diseño que mas consideres acorde a la necesidad.

Dentro del organigrama de jerarquía representa una persona, un cargo o una área de la organización o un proceso.

De forma predeterminada cada recuadro aparece con el texto de [Texto] Es decir que ya estamos listo para personalizar la información de acuerdo a nuestra necesidad

Adicionalmente a lado izquierdo tenemos un recuadro donde podemos escribir el texto a cada icono del gráfico y subir o bajar de nivel jerárquico.

Es muy importante tener en cuenta como se menciona anteriormente tener presente usar los botones de aumentar y disminuir el nivel de jerarquía de los procesos, cargos de la empresa.

En el momento que tenemos seleccionado nuestro organigrama automaticamente en la pestaña de menú nos habilita la opción de diseño.

En la parte derecha tenemos el grupo de Crea grafico y tenemos las opciones de promover, disminuir nivel, subir o bajar

En la imagen que tenemos ya tenemos todos los recuadros utilizados pero debemos crear cuadro en la parte inferior de cada director. Entonces nos ubicamos en el titulo de Director Administrativo y presionamos Enter

En el momento de presionar enter nos crea otro recuadro pero en el mismo nivel de todos los directores pero queremos que nos quede ne la parte inferior de director administrativo, aquí es cuando utilizamos la opción de subir o bajar nivel,

Para solucionar la dificultar nos ubicamos al icono o recuadro donde se escribe la información y que está errado .

Nos dirigimos a la pestaña de diseño y presionamos clic en la opción de disminuir nivel, y como se observa en la imagen ya tenemos el recuadro debajo se director administrativo y el espacio listo para escribir tiene una tabulación.

Lo anterior también lo podemos realizar de la siguiente manera, podemos ubicarnos en la linea donde queremos insertar un nuevo recuadro ejemplo director financiero y presionamos Enter

Al presionar enter se crea un nuevo cuadro pero del mismo nivel del recuadro anterior entonces para bajar de nivel y que quede dependiendo del director financiero presionamos con el teclado tab

El resultado es el siguiente

Se debe tener presente que para realizar los otros tipos de Smart Art u organigrama el procedimiento y metodología es exactamente la misma.

¿COMO CAMBIAR DE DISEÑO O PERSONALIZAR UN ORGANIGRAMA EN EXCEL?

Excel a parte de crear y utilizar la herramienta SmartArt también nos permite cambiar su diseño visual y para eso el primer paso seleccionamos el organigrama

En el momento que se selecciona el organigrama en la pestaña de menú se nos muestra una nueva pestaña de diseño y aquí en esta pestaña tenemos el grupo de diseños el cual nos permite cambiar el diseño que va acorde al tipo de organigrama que se escogió al inicio y también tenemos la opción de estilo smart art el cual nos permite también aparte de cambiar el diseño también cambiar su estilo.

Adicionalmente en el medio tenemos el icono de cambiar colores para darle un toque de color a nuestro organigrama