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lunes, 4 de marzo de 2019

📢🖨 Como IMPRIMIR o CONFIGURAR una hoja o un archivo de excel MUY GRANDE o en una SOLA HOJA

Aprende a imprimir una hoja o un archivo de excel muy grande de cualquier tamaño en una sola hoja o una página, adicionalmente configurar una hoja de excel para imprimir mediante unos tips para imprimir correctamente.

¿COMO IMPRIMIR Y CONFIGURAR UNA HOJA O UN ARCHIVO DE EXCEL?


Imprimir es una parte escencial y que en ocasiones nos proporciona un grado de dificultad ya que no cuenta con la facilidad como imprimir por ejemplo un archivo de word el cual automaticamente word te respeta las margenes en cambio en excel debemos de configurar el archivo o la hoja de excel para que nos salga en una hoja o cuando tenemos un archivo de excel muy grande podamos optimizar la impresión.

Dentro de los procesos de configuración de una hoja o un archivo para imprimir está primero conocer las herramientas para imprimir y atajos, identificar el número de hojas que me salen al imprimir, Establecer el area de impresión, fijar los títulos de las filas y columnas al imprimir, ajustar el tamaño de las columnas, establecer o colocar margenes a una hoja de excel, cambiar la orientación Horizontal o vertical de una hoja, ajuste de escala o reducción de tamaño de la hoja para imprimir, colocar numeración a las hojas de excel, Imprimir una hoja o todo el archivo de excel, Asignar un titulo al encabezado de una pagina de excel, colocar una imagen o un logo a una hoja de excel.

para imprimir una hoja de excel o acceder a la herramienta de impresión lo encontramos en la pestaña de menú archivo y posteriormente nos ubicamos al item de imprimir.




Luego de realizar los pasos anteriores nos aparece las herramientas para imprimir y configurar las páginas, para acceder a esta herramienta también la podemos realizar presionando los comandos Ctrl + P 


¿COMO IMPRIMIR LA HOJA ACTIVA EN EXCEL? 

Realizamos el paso anterior,  presionamos clic a la pestaña de menú archivo e imprimir o presionamos CTRL+P y en la parte de configuración debemos de tener seleccionado la opción de imprimir hojas activas, es decir que va imprimir la hoja que estamos ubicados


Se debe tener presente que si seleccionamos varias hojas excel las va tomar como activas.

¿COMO IMPRIMIR UN ARCHIVO EN EXCEL? 

Realizamos el paso anterior,  presionamos clic a la pestaña de menú archivo e imprimir o presionamos CTRL+P y en la parte de configuración debemos de tener seleccionado la opción de imprimir todo el libro, pero también podemos imprimir un rango ejemplo imprimir la hoja 1 hasta la 2



¿COMO IMPRIMIR UN RANGO SELECCIONADO EN EXCEL? 

El primer paso debemos seleccionar el rango que deseamos imprimir y posteriormente realizamos el paso anterior,  presionamos clic a la pestaña de menú archivo e imprimir o presionamos CTRL+P y en la parte de configuración debemos de tener seleccionado la opción de imprimir selección




¿COMO IDENTIFICAR CUANTAS HOJAS SALEN EN LA IMPRESIÓN EN EXCEL? 

Cuando vamos a imprimir un archivo de excel es muy importante revisar cuantas hojas van a salir impresas del archivo de excel y así también nos va permitir detectar sí debemos cambiar la configuración de la impresión.

Presionamos Ctrl + P para abrir la ventana de impresión y en la parte inferior aparece la pre visualización de lo que se va imprimir y aparece el número de hojas que va salir en la impresión para el ejemplo de la imagen tenemos que son 2 hojas que se van a imprimir.


¿COMO ESTABLECER  EL ÁREA DE IMPRESIÓN EN EXCEL? 

Cuando vamos a imprimir un archivo de excel es muy importante mencionar a excel cual es la información que queremos imprimir para así evitar que se imprima celdas vacías o en blancos y eso ocasiones que tengamos muchas hojas para imprimir cuando solamente es una hoja o dos por poner un ejemplo.

La información que tengo comienza a partir de la columna D entonces presiono ctrl + P y como se observa en la imagen me va imprimir las celdas vacías de la columna A hasta la C por eso debemos de establecer el área de impresión.

Entonces el primer paso es seleccionar la información y posteriormente nos dirigimos a la barra de menú Disposición de pagina y  en el grupo de configuración seleccionamos el icono de Área de impresión y luego en establecer area de impresión.


Luego presionamos ctrl + P y observa como se muestra en la imagen que los datos ya comienzan a imprimir desde la margen.

Sí queremos borrar el área de impresión nos vamos para la pestaña de menú Disposición de pagina y en el icono de área de impresión presionamos clic en borrar área de impresión.



¿COMO CAMBIAR LA ORIENTACIÓN DE LA PAGINA PARA IMPRIMIR EN EXCEL? 

Cuando vamos a imprimir un archivo de excel podemos cambiar la orientación para vertical que está predeterminado o de forma horizontal la hoja y para ello debemos de realizar lo siguiente.

Nos vamos para la pestaña de menú Archivo y luego imprimir o presionamos con el teclado Ctrl + P y en la opción de orientación como se muestra en la imagen podemos cambiar por orientación vertical u horizontal.


¿COMO CAMBIAR EL TAMAÑO DE LA HOJA DE EXCEL PARA IMPRIMIR EN EXCEL? 

Cuando vamos a imprimir un archivo de excel podemos cambiar el tamaño de la hoja de impresión y lo podemos cambiar por el tamaño carta, tabloide, oficio, ejecutivo, hoja A3, Hoja A4, Hoja B4 entre otras mas, y también cada tamaño de la hoja excel proporciona las dimensiones.

Nos vamos para la pestaña de menú Archivo y luego imprimir o presionamos con el teclado Ctrl + P y en la opción de tipo de hoja como se muestra en la imagen podemos cambiar por orientación por el tamaño que deseamos para imprimir.




¿COMO CAMBIAR LAS MARGENES A UNA HOJA PARA IMPRIMIR EN EXCEL? 

Cuando vamos a imprimir un archivo de excel podemos cambiar las margenes que deseamos colocar a una hoja de excel para nuestra impresión y para ello realizamos lo siguiente.

Nos vamos para la pestaña de menú Archivo y luego imprimir o presionamos con el teclado Ctrl + P y nos dirigimos a la opción de configurar página.
Nos abre la ventana para configurar página, se debe tener presente que en la pestaña de pagina podemos realizar lo visto anteriormente como cambiar la orientación de la hoja y el tamaño de la hoja pero para este punto nos vamos para la pestaña de margenes. 

Como se muestra en la imagen podemos asignar margenes superior, izquierda, derecho, inferior y adicionalmente podemos asignar el margen al encabezado y pie de pagina.


¿COMO AJUSTAR LA ESCALA O REDUCCIÓN DE TAMAÑO A LA HOJA PARA IMPRIMIR EN EXCEL? 

Cuando vamos a imprimir un archivo de excel podemos cambiar y auto ajustar la impresión para que salga en una hoja, lo anterior lo podemos realizar cambiando el tamaño de la hoja o asignando un parámetro a excel y para ello realizamos lo siguiente.

Nos vamos para la pestaña de menú Archivo y luego imprimir o presionamos con el teclado Ctrl + P y nos dirigimos a la opción de configurar página.

En la ventana de configuración nos ubicamos a la pestaña de página y aquí podemos utilizar la opción de Ajustar escala y ajustar por número de hojas e impresión. 

Entonces si ajustamos el % del ajuste del tamaño normal se debe tener presente que de forma predeterminada es 100% y podemos disminuir el tamaño de escala.




Se debe tener presente que a medida que vamos disminuyendo la escala la hoja o la información se vuelve mas pequeña y se puede convertir poco visible la información entonces se debe tener presente que se puede bajar la escala pero de una forma racional.



y la segunda opción es ajustar por número de hojas de impresión y para ello seleccionamos la opción de ajustar a y para el ejemplo le estamos diciendo a excel que de la hoja que vamos a imprimir el número de hojas permitido para imprimir es una.



¿COMO IMPRIMIR LOS ENCABEZADOS O TÍTULOS EN EXCEL? 

Cuando vamos a imprimir un archivo de excel podemos cambiar fijar los títulos para cada hoja de impresión y esta opción me parece muy importante porque nos permite tener mayor visibilidad y claridad de la información porque los títulos de la base de datos va salir en cada hoja de la impresión y para ello realizamos lo siguiente.

Nos dirigimos a la pestaña de menú Disposición de pagina o dependiendo de la versión de excel lo encontramos como diseño de pagina y en el grupo de configuración de página tenemos la opción de imprimir títulos


Nos abre nuevamente la ventana de configuración de página y estamos ubicados en la pestaña de hoja y aquí también podemos establecer el área de impresión pero también podemos agregar las filas que queremos que se repitan en cada hoja de impresión y para el ejemplo tenemos la fila 3 hasta la 6 significa que en cada hoja siempre se va repetir la fila 3 hasta la 6, pero aparte de asignar que repita las filas superiores lo podemos realizar con las columnas a la izquierda, es decir que en cada impresión puedo colocar que se imprima siempre la primera columna.



En el siguiente ejemplo vamos a repetir la fila 1 y la columna A




En la parte preliminar de impresión se puede visualizar como en el hoja uno se ve el encabezado de la fila 1 y también en la hoja 2 se repite los mismo encabezados.





¿COMO COLOCAR ENCABEZADOS Y PIE DE PAGINA PARA IMPRIMIR EN EXCEL? 

Cuando vamos a imprimir un archivo de excel es muy importante si el archivo es de varias hojas o queremos realizar una impresión presentable debemos de asignar pie de pagina o encabezados, y dentro de las opciones en ambas partes es colocar numeración de pagina, un titulo al informe, fecha y hora, adicionalmente insertar una imagen, entonces realizamos el siguiente paso.

Nos vamos para la pestaña de menú Archivo y luego imprimir o presionamos con el teclado Ctrl + P y nos dirigimos a la opción de configurar página.

En la ventana de configuración de página, nos ubicamos a la pestaña de Encabezado y Pie de pagina y podemos escoger la opción de personalizar encabezado o personalizar pie de pagina.



Presionamos clic en encabezado, se debe tener presente que para el pie de pagina es exactamente igual el proceso.

Como pueden ver en la imagen tenemos campo izquierdo, central o derecha y en la parte del medio tenemos unos iconos el cual nos sirve para colocar el número de pagina, la hora, la fecha, el nombre del archivo, imagen, etc entonces el objetivo es que nos ubiquemos en la parte de izquierda, central o derecha y seleccionemos el icono que deseamos.


Por ejemplo para colocar numeración de pagina lo podemos realizar de la siguiente manera.


En los siguientes videos se explica lo anterior.






En el siguiente ENLACE puede DESCAGAR el archivo de excel para practicar.

Seguramente quieres sabes más acerca de Excel, no te olvides darte una vuelta por las siguientes secciones disponibles para ti de manera gratuita.

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Hasta una próxima y te deseo el mayor de los EXITOS.

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